一、審計目標
規(guī)范存貨管理業(yè)務流程,降低存貨管理風險,提高公司存貨資產安全保障度。
二、審計概要進出庫管理
1、調取公司采購訂單、供應商送貨單、入庫單、庫存貨物管理卡片:
(1)核實入庫時,是否存在倉儲部門外的其他部門參與驗收,以有效監(jiān)督物品的驗收及入庫作業(yè)。
(2)核實入庫數量、品項、規(guī)格、品牌等信息與公司的采購訂單及實收貨物的一致性。
(3)一般驗收時需要在供應商的送貨單上簽字確認,以確認公司收到該批貨物,公司會留存簽收的相應聯次;審計人員應該核實公司留存的單據上,倉管相關人員簽收是否存在異常,比如涂改簽收情況、到貨狀況、驗收時的貨物品質狀況,勾劃掉部分簽收的品項等。如果存在這些情況,應該進一步核實涂改的原因、勾劃掉的品項實際驗收情況及費用結算情況,警惕可能存在舞弊風險或財務錯付風險的存在;例如可能存在倉管人員等利用職權,先是在簽收單據上按實際狀況簽收,寫明存在外箱破損、貨物損毀等情況;后因收受到貨司機好處費,對不符合收貨條件的貨物收貨入庫,并在簽收單據上涂改簽收記錄。
(4)倉管人員是否在貨物入庫后,及時建立庫存貨物管理卡片,記錄產品的入庫、出庫及結存數據明細;進出庫的記錄均應匹配對應的進、出庫單據號,便于追蹤查找差異。
(5)結合了解的退貨、拒收的貨物的入庫流程,以及盤點的實際情況,分析客戶退貨、拒收產生的入庫。倉庫管理相關人員是否根據貨物的質量狀況進行入庫,如質量狀況良好的入良品庫,破損、變形等狀況不好的入不良品庫;是否存在退貨、拒收的產品,不經仔細檢查驗收,直接入庫;由此,可能存在運輸過程中可能溫度不達標,貨物損毀的產品入了良品庫,質量狀態(tài)好的,直接入了不良品庫。
2、調取出庫單、發(fā)貨單、客戶訂單、庫存貨物管理卡片:
(1)核實貨物出庫是否有相關的客戶訂單予以匹配;若出庫單無相應的客戶訂單予以匹配,審計人員應該審核訂單的真實性,警惕是否存在月底虛假發(fā)貨以提升業(yè)績,然后產生跨月拒收的情況。
(2)出庫時,實際出庫數量應與發(fā)貨單據、貨物管理卡片上記錄的數量一致。
(3)結合盤點的情況、庫存現狀明細表、庫存貨物管理卡片等,對庫存進行貨齡分析,是否采用先進先出的原則,可能存在一直無銷售出庫的品項,放在倉庫直至過期,審計人員應該分析其當時購買入庫的原因。
3、審計人員應該關注庫房鑰匙的管理,可能存在鑰匙不在固定保管人或未經授權人處,導致庫房人員領用相關物資后庫管不知道的情況,亦未辦理相關領用手續(xù)等;發(fā)生物資遺失盤虧而難以界定責任人。